Dans cet article, vous allez apprendre à utiliser Google Workspace Studio pour automatiser la gestion de votre boîte Gmail. Concrètement, vous allez configurer un système capable de scanner les mails entrants, les catégoriser, extraire les informations importantes, et préparer des brouillons de réponse.
À qui s’adresse cet article ?
Vous passez trop de temps à trier votre boîte mail le matin
Vous êtes freelance, gérant d’une petite structure, ou dans une équipe ops/finance
Vous souhaitez intégrer l’IA dans votre quotidien pour gagner du temps, concrètement et sans complexité technique
Comment automatiser Gmail : le guide pas à pas
Étape 1 : Découvrir Google Workspace Studio et explorer les modèles disponibles
Rendez-vous sur studio.workspace.google.com.
Conseil :
Avant de créer votre propre flow, Google propose des templates (email boosters) prêts à l’emploi. Activez-en un : c’est le moyen le plus rapide de comprendre comment un flow est structuré.
Étape 2 : Créer votre premier flow personnalisé
Cliquez sur le bouton « + » (New Flow) dans la colonne de gauche. Dans les starters, sélectionnez When I get an email puis cliquez sur all mails.
En cliquant sur Choose a step, vous verrez une liste d’actions telles que recap unread emails, summarize, ou draft a reply.
Vous pouvez aussi demander à Gemini de vous créer un flow, rien qu’avec un prompt !
Chaque action est personnalisable : précisez à Gemini exactement ce qu’il doit analyser ou rechercher dans vos e-mails.
Lorsque votre flow est prêt et vos prompts affinés, cliquez sur Test Run pour vous assurer qu’il se comporte comme prévu. Si tout est en ordre, cliquez sur Turn On.
Conseils :
Limitez-vous aux actions dont vous avez réellement besoin : chaque action consomme des tokens, et moins votre flow en comporte, moins vous risquez d’atteindre rapidement votre limite journalière.
Envoyez-vous un e-mail de test pour confirmer que le flow se déclenche bien. Notez qu’il peut prendre quelques minutes à s’activer après l’avoir activé. Si rien ne se passe au bout de 5 à 10 minutes, il y a probablement une erreur dans la configuration de votre flow.
Étape 3 (exemple supplémentaire) : Automatiser la création de tâches à partir des demandes clients
Workspace Studio prend toute sa valeur lorsqu’on l’exploite au-delà du simple tri de mails. En l’autorisant à lire, extraire et agir sur le contenu des e-mails, il devient un véritable agent opérationnel : il peut créer des tâches, mettre à jour des documents de suivi ou alimenter un tableau automatiquement.
Voici comment configurer un flow qui crée automatiquement une tâche dès qu’un client vous envoie une demande par e-mail :
Pour reproduire ce flow, voici les étapes à suivre :
Créez un nouveau flow avec le starter When I get an email, puis sélectionnez all mails.
Ajoutez une action Extract information et précisez dans le prompt ce que Gemini doit extraire : nom du client, nature de la demande, etc.
Ajoutez ensuite une action Create a task (ou Update a Google Sheet si vous gérez un tableau de suivi), et indiquez à Gemini quelles informations extraites utiliser pour remplir chaque champ.
Conseil :
Ajoutez un filtre en début de flow pour ne déclencher les actions que sur les e-mails provenant de clients identifiés (par domaine ou mot-clé dans l’objet). Cela évite de créer des tâches pour chaque newsletter ou spam.
La Bonne Méthode : appliquez-la !
L'automatisation ne sert à rien si elle reste théorique. Configurez votre premier flow sur Google Workspace Studio dès aujourd'hui.
Une question sur la configuration ? Un blocage technique ? Contactez-nous sur [email protected].
À la semaine prochaine pour une nouvelle automatisation.
